Tentang
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Kekuatan suatu organisasi pemerintahan akan sangat tergantung kepada informasi atau pengetahuan yang dimilikinya. Informasi akan menjadi perekat unsur-unsur yang ada dalam suatu organisasi. Implementasi teknologi informasi pada pemerintahan dikenal dengan e-Government. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government merupakan dasar utama implementasi teknologi informasi pada organisasi pemerintah di Indonesia. Setiap Gubernur dan Bupati atau Walikota diamanatkan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangannya masing-masing guna terlaksananya pengembangan e-Government secara nasional.
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data atau informasi adalah Surat, karena Surat merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (di bagian tata usaha) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Untuk pengambilan keputusan, Surat sebagai data diolah baik secara manual maupun melalui bantuan komputer menjadi informasi.
Pengolahan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dari keputusan yang akan diambil. Surat dan dokumen yang baik (rapi dan akurat) memberikan pengaruh baik pada sebuah keputusan yang diambil. Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka hal itu berdampak pada pola perkembangan dan kemajuan bidang persuratan yang semakin baik. Kemajuan teknologi modern khususnya bidang elektronika, membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas persuratan. Terutama bagi kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume surat yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan surat. Pengaruh teknologi modern memungkinkan dimanfaatkannya sarana persuratan berupa mesin-mesin yang serba otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan bidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut mengakibatkan pula keputusan atas masalah yang sangat mendesak dapat segera diselesaikan. Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, telah terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis. Sehubungan dengan itu, maka upaya untuk mengotimalkan pemanfaatan teknologi modern dalam pengelolaan surat seyogyanya mendapatkan perhatian yang semestinya.
Pengolahan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dari keputusan yang akan diambil. Surat dan dokumen yang baik (rapi dan akurat) memberikan pengaruh baik pada sebuah keputusan yang diambil. Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka hal itu berdampak pada pola perkembangan dan kemajuan bidang persuratan yang semakin baik. Kemajuan teknologi modern khususnya bidang elektronika, membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas persuratan. Terutama bagi kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume surat yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan surat. Pengaruh teknologi modern memungkinkan dimanfaatkannya sarana persuratan berupa mesin-mesin yang serba otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan bidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut mengakibatkan pula keputusan atas masalah yang sangat mendesak dapat segera diselesaikan. Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, telah terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis. Sehubungan dengan itu, maka upaya untuk mengotimalkan pemanfaatan teknologi modern dalam pengelolaan surat seyogyanya mendapatkan perhatian yang semestinya.
Sistem Manajemen Surat Elektronik (E-Filling) merupakan sistem aplikasi pengelolaan Surat Masuk atau Surat Keluar (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, pdf dll. yang sudah di upload ke dalam aplikasi E-Filling berbasis web. Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen surat elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain. Penerapan Sistem Surat Elektronik ini, diharapkan dapat :
- Terciptanya pengelolaan Surat yang lebih baik.
- Adanya penyimpanan salinan fisik Surat ke dalam media elektronik.
- Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam Surat dari bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya.
- Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian Surat yang dilakukan secara elektronik.
- Mempercepat penemuan fisik Surat dengan menentukan/memasukkan informasi lokasi penyimpanan Surat [dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode].
- Surat fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya yang semakin jarang.
- Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan Surat melalui akses internet atau intranet, serta dapat menjadi sebuah sistem E-Filling.
- Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan membuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan mudah. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas/microfilm menjadi file ke komputer dengan mudah.
- Storage: Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat teknologi.
- Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.
- Retrieval: Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan cepat dan mudah.
- Access: Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada dikantor atau dapat melalui internet serta flesibiltas untuk mengendalikan akses sistem.
Untuk membantu mengatasi masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan Surat maka dengan menggunakan aplikasi berbasis web Sistem Surat Elektronik (E-Filling), pengelolaan dapat dilakukan dari mana saja selama terkoneksi ke jaringan komputer intranet atau internet. Sedangkan tujuan yang ingin dicapai dari dibangunnya Aplikasi ini adalah :
- Memudahkan dalam pengelolaan dan pengaturan Surat dalam bentuk digital.
- Melalui proses digitalisasi Surat maka instansi/organisasi sudah tidak perlu lagi menyedikan gudang untuk menyimpan data-data tersebut, data-data digital akan disimpan di dalam server ataupun media lainnya seperti Compact Disk, Flask Disk, Micro Film dll.
- Mempercepat proses penelusuran atau merunut kembali surat-surat yang telah tersimpan di dalam database.
- Data-data digital dapat diperbanyak dan disimpan dalam beberapa media yang dapat menyimpan data dalam jangka waktu lama dengan kapasitas besar.
Manfaat apalikasi ini adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, akurat dan transparan sesuai permintaan pemegang kewenangan maupun kebutuhan suatu regulasi, sehingga dapat membantu proses pengelolaan surat menjadi lebih efektif dan efisien. Secara lebih spesifik Sistem Surat Elektronik (E-Filling) dapat memberikan manfaat sebagai berikut :
- Meningkatkan produktivitas: dapat membantu dan menambah produktivitas instansi/organisasi untuk mengelola surat karena informasi akan diperoleh dengan lebih cepat, tepat dan akurat.
- Meningkatnya waktu respon: pencarian file surat, update surat, dan pendistribusian surat digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dan mudah.
- Menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan surat: dapat menghemat biaya, karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional.
- Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan surat: dengan menyimpan surat secara digital, gangguan atas kerusakan dokumen dapat diminimalisasi karena sistem penyimpanan tidak sekedar menggunakan kertas dan alat penyimpanan yang konvensional.
- Document Sharing : pemakaian surat dapat dilakukan secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus dan memudahkan dalam pertukaran serta penggunaan kembali informasi surat oleh unit atau organisasi lain.
- Keamanan Surat yang handal: diketahui siapa-siapa saja yang berhak membaca dan menerima surat yang tersimpan. Terproteksi dengan adanya kata kunci [password] dan Mempunyai salinan data [backup] yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda.